Betingelser & vilkår

Nedenfor kan du læse vores vilkår for håndteringen af de personoplysninger, du indtaster i vores rekrutteringssystem. Vilkårene indeholder en række oplysninger om behandlingen af dine personoplysninger, som vi er forpligtede til at give dig, og vi opfordrer dig derfor til at læse vilkårene grundigt igennem. 

Du kan endvidere vælge nedenfor at give os samtykke til, at vi må lade dine oplysninger indgå i vores kandidatdatabase, således at du også kan blive kontaktet, hvis vi vurderer, at du matcher en eller flere af de andre stillinger, vi rekrutterer kandidater til. Hvis ikke du giver os samtykke hertil, vil dine oplysninger alene blive anvendt i forhold til den konkrete stilling, du har søgt, og du vil alene blive kontaktet i relation til denne stilling. Du giver os samtykke til at overføre dine oplysninger til kandidatdatabasen ved at ac-ceptere/klikke i nedenstående samtykkeboks. 

1. Dataansvarlig

I henhold til den gældende persondatalovgivning betragtes MatchMind som dataansvarlig i forhold til de personoplysninger, du afgiver til os. Du finder alle vores kontaktoplysninger herunder:

MatchMind A/S

Gasværksvej 30B, st.

9000 Aalborg

CVR nr. 26993210

E-mail: info@matchmind.dk

2. Generelt om behandling af dine personoplysninger

Som et led i håndteringen af rekrutteringen, behandler vi en lang række personoplysninger om dig, når du opretter en profil og indtaster dine personlige oplysninger i vores rekrutteringssystem. 

Vi behandler altid personoplysninger i overensstemmelse med den til enhver tid gældende persondatalovgivning, og vi er meget opmærksomme på at sikre en fortrolig behandling af dine personoplysninger og din interesse i de virksomheder, vi udfører rekruttering på vegne af. Vi har derfor truffet en række organisatoriske og tekniske sikkerhedsforanstaltninger for at beskytte personoplysninger mod uberettiget videregivelse, manipulation eller sletning. 

Medmindre du giver os særskilt samtykke til andet, indhenter vi alene personoplysninger direkte fra dig. Det vil sige, at vi alene behandler de personoplysninger, du selv indtaster/uploader i vores system. Vi opfordrer dig desuden til, at du ikke indtaster flere personoplysninger, end hvad der er nødvendigt for, at vi kan vurdere din personlighed, færdigheder og kvalifikationer. Vi har eksempelvis ikke behov for at modtage dit cpr. nr., og vi opfordrer dig derfor til at slette dette i de eventuelle bilag, du uploader. 

3. Kandidater til uopfordrede stillinger (kandidatdatabasen)

MatchMind stiller en database (kandidatdatabasen) til rådighed, som ikke er tilknyttet en bestemt stilling, men hvor du har mulighed for at indtaste dine oplysninger, således at du kommer i betragtning til de stillinger, der løbende måtte opstå hos de virksomheder, vi udfører rekruttering for. Databasen giver dig mulighed for at indtaste dine data og uploade dit CV og øvrige bilag, hvis du gerne vil kontaktes i tilfælde af, at der er en relevant stilling ledig. Du oprettes kun i denne database, hvis du har afgivet særskilt samtykke hertil nedenfor. Det er alene de udvalgte rekrutteringsmedarbejdere hos MatchMind, der kan se din profil og dermed har adgang til dine personoplysninger i databasen.

Når du søger en stilling i vores rekrutteringssystem og/eller opretter dig i kandidatdatabasen, har du mulighed for at vælge en funktion, hvor dine LinkedIn-oplysninger automatisk trækkes over i systemet. I så fald giver du samtidig systemet tilladelse til at indhente en række stamdata fra din LinkedIn-profil. Denne funktion er alene lavet for at gøre det nemmere for dig at benytte vores rekrutteringssystem. 

Hvis vi vurderer, at du er en relevant kandidat til en konkret stilling, vil MatchMinds rekrutteringsmedarbejder ringe dig op. Hvis du giver samtykke nedenfor til at blive oprettet i kandidatdatabasen, giver du derfor også samtykke til, at MatchMind i disse tilfælde må kontakte dig telefonisk. Hvis du under telefonsamtalen giver samtykke hertil, vil vi efterfølgende tilknytte dig den pågældende stilling. Det forhold, at du tilknyttes en konkret stilling, betyder ikke, at du ”suspenderes” fra kandidatdatabasen. Du vil dermed fortsat være synlig i kandidatdatabasen i forhold til andre relevante stillinger.  

4. Kandidater til opfordrede stillinger

Når MatchMind håndterer rekruttering på vegne af en bestemt kunde, står MatchMind for at slå et stillingsopslag op i et givent medie. 

Stillingen søges ved, at du indtaster dine data samt uploader ansøgning, CV og øvrige relevante bilag i vores rekrutteringssystem. Dette sker via et link, således at ansøgning, CV mv. knyttes til det konkrete jobopslag. Alle opfordrede stillinger skal søges på denne vis. 

5. Formålet med at behandle dine personoplysninger

Formålet med at behandle dine personoplysninger er alene at kunne vurdere, om du er egnet til den ledige stilling/en af de ledige stillinger hos de virksomheder, vi rekrutterer på vegne af. Vores grundlag for at behandle dine personoplysninger er dermed for at kunne håndtere dit ønske om at komme i betragtning til relevante stillinger samt det samtykke, du eventuelt har givet os nedenfor. Det retlige grundlag for behandlingen er dermed databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1 (a) og (b). 

MatchMind A/S anvender kun de indtastede personoplysninger til rekrutteringsformål, og - ud over til den/de virksomheder vi rekrutterer på vegne af - videregiver vi derfor ikke dine oplysninger til tredjemand. For at kunne tilbyde dig at komme i betragtning til relevante stillinger er det dog nødvendigt, at vi videregiver dine personoplysninger til den relevante virksomhed. Du kan læse mere herom under punktet om videregivelse nedenfor. 

6. Rekrutteringsforløbet

6.1 Indkaldelse til samtale

MatchMind vurderer løbende, hvilke kandidater der skal kaldes til samtale. Hvis vi ønsker at indkalde dig til en samtale, kontakter vi dig i første omgang telefonisk for at aftale et tidspunkt. Når tidspunktet er aftalt, sender vi dig en indkaldelse pr. e-mail.

6.2 Profilanalyse

Hvis du er indkaldt til en samtale hos os, vil du samtidig blive anmodet om at gennemføre en profilanaly-se. Selve analysen gennemføres af et eksternt firma, som MatchMind samarbejder med. Vi har indgået en databehandleraftale, som sikrer at de personoplysninger, du afgiver i forbindelse med gennemførelsen af testen, behandles fortroligt og i overensstemmelse med den gældende persondatalovgivning.

Hvis du bliver bedt om at gennemføre en profilanalyse, sendes der automatisk et link til profilanalysen ud til dig. I den forbindelse vil du blive bedt om at afgive et særskilt samtykke, inden analysen gennemføres. Samtykket dækker både over gennemførelse af analysen og den efterfølgende opbevaring af resultatet.

Når profilanalysen er afsluttet, kan MatchMind logge sig ind på den eksterne platform og se resultatet af profilanalysen. Vi drøfter altid resultatet af profilanalysen til samtalen.

6.3 Gennemførelse af samtaler

Samtalerne afvikles som oftest hos MatchMind og i nogle tilfælde ude ved den virksomhed, vi rekrutterer på vegne af, eller i eksterne lokaler. Når vi kontakter dig telefonisk, aftaler vi naturligvis tid og sted for afvikling af samtalen. Under samtalen føres der noter af MatchMinds rekrutteringsmedarbejder, og efter samtalen gemmer vi de fysiske dokumenter i et aflåst skab hos MatchMind. De fysiske dokumenter opbevares maksimalt 6 måneder fra, at du er blevet oprettet i rekrutteringssystemet.

6.4 Referencer

Hvis vi efter samtalen vurderer, at det er relevant, vil vi indhente referencer fra en eller flere af dine tid-ligere arbejdsgivere. Vi benytter referencerne til at få et helhedsindtryk af dig. Vi indhenter dog kun referencer, hvis du har samtykket heri til samtalen eller efterfølgende pr. telefon eller e-mail.

6.5 Straffeoplysninger

MatchMind indhenter som udgangspunkt ikke straffeattester på kandidater, når der rekrutteres på vegne af en kunde. Vi kan dog ikke udelukke, at den virksomhed, vi rekrutterer på vegne af, selv anmoder dig om at fremvise en straffeattest.

6.6 Fremvisning af kørekort

I de tilfælde, hvor det er en forudsætning for jobbet, at du har bestemte kørekort, kan MatchMind anmode dig om at fremvise dette ved samtalen. Der opbevares aldrig kopi heraf, og vi noterer derfor alene ned, at kørekortet er fremvist til samtalen.

6.7 Helbredsoplysninger

I visse tilfælde kan det være nødvendigt og også obligatorisk for dig at afgive nogle helbredsoplysninger til os, hvilket kan karakteriseres som en følsom personoplysning. Disse oplysninger vil alene blive registreret, hvis du giver samtykke hertil, eller hvis oplysningerne falder inden for helbredsoplysningslovens § 2, og du således er forpligtet til at oplyse dem til MatchMind. Grundlaget for denne behandling er databeskyttelsesforordningens artikel 9, stk. 2 (a) eller helbredsoplysningsloven. 

6.8 Søgehistorik

Så længe du er aktiv i vores rekrutteringssystem – enten til en konkret stilling eller i vores kandidatdatabase – gemmer vi oplysninger om, hvilken/hvilke stilling(er) du konkret har søgt og/eller er blevet tilbudt. Dette gør vi dels for at kunne administrere din ansøgning hos den/de pågældende virksomheder og for at bedre at kunne danne os et indtryk af, hvilke stillinger der har din interesse.   

6.9 Meddelelse om afslag eller tilbud om job

Hvis du modtager afslag på en stilling, sker dette enten ved, at vi ringer til dig eller sender dig en e-mail herom.

Hvis du tilbydes en konkret stilling, kontakter vi og/eller kunden dig i første omgang telefonisk herom.

7. Videregivelse af dine personoplysninger til vores kunder

For at kunne tilbyde dig at komme i betragtning til relevante stillinger, er det nødvendigt, at vi videregiver dine personoplysninger til den relevante virksomhed. Denne videregivelse sker i medfør af databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra (b) og (f). Vi videregiver alene dine oplysninger, hvis vi vurderer, at du kan være egnet til en ledig stilling, og vi videregiver alene dine kontaktoplysninger, oplysninger om dine personlige og faglige kvalifikationer og vores samlede vurdering af, at du er egnet til stillingen. 

Hvis du har givet samtykke til, at dine personoplysninger også ligger i kandidatdatabasen, skal du være opmærksom på, at vi videregiver personoplysningerne til den eller de (øvrige) virksomheder, hvor vi vurderer, at du kan være egnet til en ledig stilling. Det kan i så fald være mere end den ene virksomhed, du eventuelt har søgt en konkret stilling hos. 

Vi gør opmærksom på, at vores kunder i den forbindelse betragtes som selvstændige dataansvarlige. Hvis du har spørgsmål til, hvordan de behandler dine personlysninger, skal du derfor kontakte virksomheden. 

8. Opbevaringsperiode

Vi opbevarer maksimalt de personoplysninger, du har indtastet i vores rekrutteringssystem, i 6 måneder efter oprettelsen af din profil. Dine oplysninger slettes automatisk inden udløbet af 6 måneder, med mindre du aktivt vælger at forny opbevaringsperioden for din ansøgning/CV med yderligere 6 måneder. Når perioden er ved at udløbe, vil du blive informeret herom, og du vil samtidig få en guide til, hvordan du forlænger perioden. Dette kræver dog, at du giver os samtykke til at blive overført til kandidatdatabasen. Du vil derefter løbende blive tilbudt at forlænge din profil/dit samtykke til opbevaring, når perioden på 6 måneder er ved at udløbe. Hvis du ikke ønsker, at vi opbevarer dine personoplysninger i kandidatdatabasen, og således ikke har krydset af i nedenstående boks, vil alle dine oplysninger blive slettet, når rekrutteringsprocessen er afsluttet og senest efter 6 måneder.  

Hvis du har gennemført en personprofilanalyse, opbevarer vi dog altid kun den i 6 måneder efter, at du har gennemført analysen.  

Hvis den virksomhed, rekrutteringen er sket på vegne af, har indsigelser mod vores ydelse, kan dette begrunde, at MatchMind trækker de relevante data ud af systemet og gemmer disse på et særskilt og lukket drev for at kunne håndtere disse indsigelser. Vi gemmer i så fald kun de dokumenter og personoplysninger om dig, som er relevante for at kunne håndtere den indsigelse, vi har modtaget fra en kunde, og dokumenterne slettes, så snart vi har håndteret og afsluttet sagen med kunden. Grundlaget for den fortsatte opbevaring i disse tilfælde er databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1 (f).  

9. Dine rettigheder

Du har en række rettigheder overfor os som følge af, at vi behandler dine personoplysninger. Nedenfor kan du læse mere herom, men du er også altid velkommen til at kontakte os, hvis du har spørgsmål hertil. Vi bestræber os på at besvare alle henvendelser hurtigst muligt og senest inden for 30 dage. Hvis vi ikke imødekommer din anmodning i henhold til nedenstående punkter, har du mulighed for at klage til Datatilsynet (www.datatilsynet.dk).   

Du har ret til at få indsigt i, hvilke personoplysninger vi behandler om dig, og hvordan vi behandler dem. Dette er beskrevet ovenfor, men hvis du ønsker yderligere indsigt heri, kan du sende os en anmodning herom. Anmodningen behøver ikke at være begrundet. Hvis vi behandler urigtige eller vildledende personoplysninger om dig, har du ret til at anmode os om at rette oplysningerne. Vi opfordrer dig til, at du kontakter os, hvis dine kontaktoplysninger eller andre oplysninger ændrer sig. 

Du har til enhver tid ret til at gøre indsigelse mod vores behandling af dine personoplysninger. Hvis du ikke længere ønsker at være registreret i vores kandidatdatabase, kan du rette henvendelse til info@matchmind.dk. Du har også altid mulighed for at tilbagekalde dit samtykke overfor os, hvilket ligeledes vil betyde, at du slettes fra databasen igen. 

Du har i nogle tilfælde ret til at få udleveret dine personoplysninger i en almindelig anvendt og maskinlæsbart format, således at de kan benyttes til videregivelse til en anden dataansvarlig. Hvis det er teknisk muligt, kan vi ligeledes transmittere oplysningerne direkte til den nye dataansvarlige.